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Integração OfficeRnD

Coworkings e espaços flexíveis com OfficeRnD: membros, planos e reservas ligados à faturação portuguesa e ao calendário.

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Visão geral

OfficeRnD

O OfficeRnD Flex é uma plataforma de gestão de coworkings e escritórios flexíveis. Gere membros e empresas, planos de adesão, contratos, salas e postos de trabalho, reservas, créditos e taxas, com uma aplicação para os membros reservarem espaço.

Para um coworking em Portugal, a dificuldade costuma estar na faturação: o OfficeRnD calcula o que cada membro deve, mas o documento fiscal tem de sair de um software certificado. A Tejobit liga as duas partes. A API do OfficeRnD (OAuth 2.0 com âmbitos por recurso) e os webhooks configurados na conta dão acesso a membros, empresas, adesões, reservas e cobranças, e a ligação envia esses dados ao Moloni, que emite e comunica o documento à AT.

Reservas de salas de reunião também podem aparecer no Google Calendar da equipa de receção, e pagamentos com cartão no Stripe ficam associados ao membro certo.

Casos de uso

Para que serve

  • Coworking em Lisboa que cobra mensalidades fixas e quer cada fatura emitida no Moloni com o NIF da empresa do membro.
  • Espaço no Porto que vende packs de horas de sala e precisa de faturar as horas extra consumidas no fim do mês.
  • Centro de negócios com várias localizações que usa séries de documentos diferentes por localização.
  • Receção que quer ver as reservas da sala grande no Google Calendar partilhado, sem entrar no OfficeRnD.
  • Gestor que precisa de saber, no OfficeRnD, que faturas estão pagas e quais estão em atraso.
IN

O que a ligação escuta

  • Webhooks do OfficeRnD para novos membros, alterações de adesão e reservas.
  • Novas taxas (fees) e cobranças geradas pelo ciclo de faturação do OfficeRnD.
  • Pagamentos confirmados no Stripe ou recebimentos registados no software de faturação.
  • Fecho de mês, para consolidar consumos variáveis como horas de sala e impressões.
OUT

O que a ligação faz

  • Cria clientes no Moloni a partir de membros e empresas, com NIF e morada fiscal.
  • Emite documentos no Moloni com as linhas de adesão, extras e consumo de créditos.
  • Cria e atualiza eventos no Google Calendar para reservas de salas específicas.
  • Regista no OfficeRnD o estado de pagamento de cada cobrança.
  • Envia um resumo mensal de faturação para validação antes da emissão, quando o espaço o prefere.

Como funciona

Do pedido à ligação em funcionamento

  1. 01

    Pedido

    O formulário indica a integração, as ferramentas envolvidas e o que deve acontecer em cada caso.

  2. 02

    Análise e proposta

    A Tejobit confirma o que a API permite e envia uma proposta com o fluxo, o preço e o prazo.

  3. 03

    Configuração e testes

    A ligação é configurada com as contas do negócio e testada com casos reais antes de ficar ativa.

  4. 04

    Manutenção e monitorização

    A Tejobit aloja a ligação, acompanha os erros e adapta-a quando a API muda.

A ligação corre na infraestrutura da Tejobit. A mensalidade cobre o alojamento, a monitorização e as alterações da API.

O que é preciso preparar

  • Conta OfficeRnD Flex com acesso à API e uma aplicação com client ID e client secret.
  • Planos, taxas e localizações configurados no OfficeRnD com nomes estáveis.
  • Dados fiscais das empresas membro (NIF, morada) preenchidos no OfficeRnD.
  • Acesso ao Moloni e decisão sobre séries por localização ou tipo de serviço.

Por segurança, não envie passwords, chaves API ou tokens pelo formulário. As credenciais são pedidas por um canal seguro quando a configuração começa.

Limites

  • O acesso à API e aos webhooks depende do plano do OfficeRnD e das permissões da aplicação criada.
  • O OfficeRnD tem faturação própria; a ligação é configurada para que o documento fiscal saia apenas do Moloni e não haja dois documentos para a mesma cobrança.
  • Alterações retroativas a planos já faturados exigem nota de crédito no software de faturação; a ligação não altera documentos emitidos.

Perguntas frequentes

Antes de começar

Posso continuar a usar o portal de membros do OfficeRnD?

Sim. Os membros continuam a reservar e a ver o seu plano no OfficeRnD; muda apenas a origem do documento fiscal.

Como ficam os créditos de sala não usados?

A ligação lê o consumo de créditos do período e fatura apenas o que ultrapassa o incluído no plano, conforme as regras do espaço.

Funciona com mais do que uma localização?

Sim. Cada localização pode ter a sua série de documentos, o seu calendário e as suas regras de cobrança.

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Ativar a integração OfficeRnD?

Descreva o que deve passar entre as ferramentas. A resposta confirma a viabilidade, o preço e o prazo.

Fale sobre o projeto geral@tejobit.com