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Integração Google Calendar

Clínicas, salões e consultórios que vivem no Google Calendar: marcações sincronizadas, lembretes por WhatsApp e relatórios de ocupação.

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Visão geral

Google Calendar

O Google Calendar é a agenda de muitas clínicas, salões de cabeleireiro, estúdios de tatuagem e consultórios que não querem um software de marcações à parte. Cada profissional tem o seu calendário e a receção vê todos em simultâneo.

A Tejobit transforma esses calendários numa fonte de dados. A ligação usa os canais de notificação da Google Calendar API para saber quando um evento é criado, alterado ou apagado, e a sincronização incremental com sync tokens para ler só o que mudou. Com isso, envia lembretes por WhatsApp no dia anterior, regista a ocupação de cada profissional numa folha de Google Sheets e recebe marcações vindas do Calendly ou de um formulário no site.

Casos de uso

Para que serve

  • Clínica de fisioterapia que envia um lembrete por WhatsApp na véspera de cada consulta, com hora e morada.
  • Salão de cabeleireiro que quer saber a taxa de ocupação semanal de cada profissional numa folha de cálculo.
  • Consultório que recebe marcações do site e precisa delas no calendário do médico certo, sem sobreposições.
  • Estúdio de tatuagem que bloqueia automaticamente a agenda quando é pago o sinal da sessão.
  • Empresa de serviços ao domicílio que distribui visitas pelos calendários dos técnicos.
IN

O que a ligação escuta

  • Notificações push da Google Calendar API (canais watch) quando um calendário muda.
  • Sincronização incremental com sync token para obter apenas os eventos alterados.
  • Marcações vindas do Calendly ou de formulários do site.
  • Horários agendados, por exemplo para enviar os lembretes da véspera.
OUT

O que a ligação faz

  • Cria, move e cancela eventos no calendário certo, verificando a disponibilidade.
  • Envia lembretes e confirmações por WhatsApp a partir dos dados do evento.
  • Escreve numa folha de Google Sheets a ocupação por profissional e por dia.
  • Renova automaticamente os canais de notificação antes de expirarem.

Como funciona

Do pedido à ligação em funcionamento

  1. 01

    Pedido

    O formulário indica a integração, as ferramentas envolvidas e o que deve acontecer em cada caso.

  2. 02

    Análise e proposta

    A Tejobit confirma o que a API permite e envia uma proposta com o fluxo, o preço e o prazo.

  3. 03

    Configuração e testes

    A ligação é configurada com as contas do negócio e testada com casos reais antes de ficar ativa.

  4. 04

    Manutenção e monitorização

    A Tejobit aloja a ligação, acompanha os erros e adapta-a quando a API muda.

A ligação corre na infraestrutura da Tejobit. A mensalidade cobre o alojamento, a monitorização e as alterações da API.

O que é preciso preparar

  • Conta Google ou Google Workspace com os calendários a ligar.
  • Autorização OAuth ou, em Google Workspace, conta de serviço com delegação ao nível do domínio.
  • Convenção para o título ou a descrição dos eventos (por exemplo, nome e telemóvel do cliente).
  • Número de WhatsApp Business e modelos de mensagem, se houver lembretes.

Por segurança, não envie passwords, chaves API ou tokens pelo formulário. As credenciais são pedidas por um canal seguro quando a configuração começa.

Limites

  • Os canais de notificação expiram e têm de ser renovados; a ligação trata disso, mas uma revogação do acesso interrompe a sincronização.
  • As notificações dizem apenas que algo mudou; os detalhes são lidos depois pela API, com quotas por projeto e por utilizador.
  • Eventos criados à mão sem a convenção acordada (sem telemóvel, por exemplo) não recebem lembrete.

Perguntas frequentes

Antes de começar

Preciso de Google Workspace ou serve uma conta Gmail?

Serve uma conta Gmail com autorização OAuth. Com Google Workspace é possível usar uma conta de serviço, o que facilita gerir vários calendários.

Os lembretes saem mesmo para eventos criados à mão?

Sim, desde que o evento tenha o contacto do cliente no formato combinado. A ligação lê todos os eventos do calendário, venham de onde vierem.

E se dois pedidos chegarem para a mesma hora?

A ligação verifica a disponibilidade antes de criar o evento e recusa ou propõe outra hora em vez de sobrepor marcações.

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Ativar a integração Google Calendar?

Descreva o que deve passar entre as ferramentas. A resposta confirma a viabilidade, o preço e o prazo.

Fale sobre o projeto geral@tejobit.com