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Integração Calendly

Consultores e equipas comerciais com Calendly: cada marcação chega ao CRM com as respostas do formulário e o estado do pagamento.

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Visão geral

Calendly

O Calendly é a ferramenta de agendamento online mais usada por consultores, psicólogos, formadores e equipas de vendas. Cada tipo de evento tem a sua duração, perguntas de pré-marcação e, opcionalmente, pagamento por Stripe ou PayPal.

A Tejobit liga o Calendly ao que vem a seguir à marcação. As subscrições de webhook do Calendly enviam eventos invitee.created e invitee.canceled, e a ligação usa-os para criar ou atualizar o contacto no HubSpot com as respostas do formulário, registar a reunião como atividade e acompanhar o pagamento no Stripe. Cancelamentos e reagendamentos são refletidos no CRM sem intervenção manual.

Casos de uso

Para que serve

  • Consultor de gestão que vende sessões de diagnóstico pagas e quer o contacto e o pagamento registados no HubSpot.
  • Equipa comercial B2B cujas demos marcadas no Calendly criam negócios no pipeline certo.
  • Psicóloga que usa as respostas de pré-consulta para preparar a sessão, guardadas no registo do cliente.
  • Formador que quer saber quantas marcações vieram de cada campanha, através dos parâmetros UTM do link.
  • Empresa que precisa de reatribuir negócios quando uma reunião é cancelada e remarcada com outro elemento da equipa.
IN

O que a ligação escuta

  • invitee.created, quando alguém marca uma reunião.
  • invitee.canceled, quando a reunião é cancelada ou reagendada.
  • Pagamentos associados à marcação, confirmados no Stripe.
OUT

O que a ligação faz

  • Cria ou atualiza o contacto no HubSpot com nome, email, respostas e origem UTM.
  • Cria um negócio ou uma atividade de reunião associada ao contacto.
  • Atualiza o estado do negócio quando a reunião é cancelada.
  • Liga o pagamento do Stripe ao contacto e à reunião.

Como funciona

Do pedido à ligação em funcionamento

  1. 01

    Pedido

    O formulário indica a integração, as ferramentas envolvidas e o que deve acontecer em cada caso.

  2. 02

    Análise e proposta

    A Tejobit confirma o que a API permite e envia uma proposta com o fluxo, o preço e o prazo.

  3. 03

    Configuração e testes

    A ligação é configurada com as contas do negócio e testada com casos reais antes de ficar ativa.

  4. 04

    Manutenção e monitorização

    A Tejobit aloja a ligação, acompanha os erros e adapta-a quando a API muda.

A ligação corre na infraestrutura da Tejobit. A mensalidade cobre o alojamento, a monitorização e as alterações da API.

O que é preciso preparar

  • Conta Calendly num plano pago, porque as subscrições de webhook não existem no plano gratuito.
  • Token de acesso pessoal ou autorização OAuth de um utilizador com permissões de administrador, se for à escala da organização.
  • Tipos de evento com perguntas definidas e mapeamento para propriedades do CRM.
  • Acesso ao HubSpot e, se houver pagamentos, ao Stripe.

Por segurança, não envie passwords, chaves API ou tokens pelo formulário. As credenciais são pedidas por um canal seguro quando a configuração começa.

Limites

  • Webhooks só estão disponíveis em planos pagos do Calendly.
  • As subscrições são criadas pela API, não pelo painel; a Tejobit gere-as e renova-as se forem desativadas.
  • Um reagendamento chega como cancelamento seguido de nova marcação, o que a ligação junta numa única reunião no CRM.

Perguntas frequentes

Antes de começar

Preciso de um plano pago do Calendly?

Sim. Os webhooks fazem parte dos planos pagos, e sem eles a ligação teria de consultar a API com atraso.

Funciona com outro CRM além do HubSpot?

Sim. O HubSpot é o caso mais comum, mas o mesmo fluxo funciona com Pipedrive, Salesforce ou Close.

Os reagendamentos criam contactos duplicados?

Não. O contacto é procurado pelo email e a reunião é atualizada em vez de duplicada.

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Ativar a integração Calendly?

Descreva o que deve passar entre as ferramentas. A resposta confirma a viabilidade, o preço e o prazo.

Fale sobre o projeto geral@tejobit.com