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Tejobit

Dados e folhas de cálculo

Integração Google Sheets

Folhas de cálculo que se preenchem sozinhas com vendas, pagamentos e reservas, ou que servem de ponto de partida para criar registos noutros sistemas.

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Visão geral

Google Sheets

Para muitas pequenas empresas, o Google Sheets é o verdadeiro sistema de gestão: a lista de clientes, o mapa de recebimentos, o controlo de stock. O problema é que alguém tem de copiar os dados para lá à mão, e esse trabalho atrasa-se sempre no fim do mês.

A Tejobit liga o Google Sheets através da Google Sheets API. Cada pagamento no Stripe, cada fatura emitida ou cada reserva confirmada pode acrescentar uma linha a uma folha definida, com as colunas pela ordem que a empresa já usa. No sentido inverso, uma linha marcada como "pronta" pode dar origem a uma fatura, a um contacto num CRM ou a uma mensagem.

A folha continua a ser da empresa, partilhada com quem já tinha acesso. A ligação apenas escreve e lê nos intervalos combinados, sem mexer em fórmulas, gráficos ou separadores que não lhe digam respeito.

Casos de uso

Para que serve

  • Mapa de recebimentos diário, com uma linha por pagamento recebido no Stripe, PayPal ou IfthenPay.
  • Registo de faturas emitidas no software de faturação para o contabilista consultar sem pedir exportações.
  • Lista de reservas de alojamento local ou de atividades, partilhada com a equipa de limpeza ou de guias.
  • Folha de encomendas de um restaurante ou padaria em que cada linha validada gera a fatura correspondente.
  • Relatório semanal de leads vindas de formulários e anúncios, agrupadas por origem.
IN

O que a ligação escuta

  • Eventos de outros sistemas (pagamento confirmado, documento emitido, reserva criada) que dão origem a uma linha nova.
  • Alterações numa coluna de estado, detetadas por um gatilho do Google Apps Script ou por leitura periódica da folha.
  • Leitura agendada de um intervalo (por exemplo, todas as manhãs) para gerar resumos ou alertas.
OUT

O que a ligação faz

  • Acrescentar linhas no fim de uma tabela, com valores formatados como datas, números ou moeda.
  • Atualizar células de uma linha existente quando o estado muda (pago, enviado, cancelado).
  • Ler linhas marcadas e criar com esses dados faturas, contactos ou tarefas noutro sistema.
  • Escrever o resultado de volta na folha, como o número da fatura ou uma mensagem de erro.

Como funciona

Do pedido à ligação em funcionamento

  1. 01

    Pedido

    O formulário indica a integração, as ferramentas envolvidas e o que deve acontecer em cada caso.

  2. 02

    Análise e proposta

    A Tejobit confirma o que a API permite e envia uma proposta com o fluxo, o preço e o prazo.

  3. 03

    Configuração e testes

    A ligação é configurada com as contas do negócio e testada com casos reais antes de ficar ativa.

  4. 04

    Manutenção e monitorização

    A Tejobit aloja a ligação, acompanha os erros e adapta-a quando a API muda.

A ligação corre na infraestrutura da Tejobit. A mensalidade cobre o alojamento, a monitorização e as alterações da API.

O que é preciso preparar

  • A folha de cálculo definida, com uma linha de cabeçalhos estável que não mude de nome sem aviso.
  • Partilha da folha com a conta de serviço da ligação, com permissão de edição só nesse ficheiro.
  • Regras claras sobre que colunas a ligação pode escrever e quais ficam reservadas à equipa.

Por segurança, não envie passwords, chaves API ou tokens pelo formulário. As credenciais são pedidas por um canal seguro quando a configuração começa.

Limites

  • O Google Sheets não envia notificações de alterações por célula; para reagir a edições usa-se Apps Script ou leitura periódica, com algum atraso.
  • A Sheets API tem quotas de pedidos por minuto, por projeto e por utilizador; volumes muito altos exigem escrita em lote.
  • Se alguém mudar o nome de uma coluna ou apagar um separador, a ligação deixa de saber onde escrever até ser ajustada.
  • Uma folha de cálculo não é uma base de dados: acima de dezenas de milhares de linhas fica lenta e convém arquivar por ano.

Perguntas frequentes

Antes de começar

A ligação consegue escrever numa folha que já tem fórmulas?

Sim. A ligação escreve apenas nas colunas de dados combinadas e as fórmulas noutras colunas continuam a calcular como antes. Colunas com fórmulas devem ficar fora do intervalo de escrita.

As alterações aparecem na folha em tempo real?

Quando a origem é outro sistema (um pagamento, uma fatura), a linha aparece segundos depois do evento. Quando é preciso reagir a edições feitas na própria folha, há um atraso de alguns minutos, dependendo do método escolhido.

É preciso Google Workspace pago?

Não. Funciona com contas Google gratuitas e com Google Workspace. Em empresas com Workspace, o administrador pode ter de autorizar a partilha com contas externas.

Posso usar a folha para criar faturas?

Sim, com uma coluna de estado. Quando uma linha passa a "emitir", a ligação envia os dados ao software de faturação certificado, que emite o documento e o comunica à AT, e o número fica escrito na folha.

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Ativar a integração Google Sheets?

Descreva o que deve passar entre as ferramentas. A resposta confirma a viabilidade, o preço e o prazo.

Fale sobre o projeto geral@tejobit.com