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Tejobit

Dados e folhas de cálculo

Integração Airtable

Bases Airtable que recebem registos de outros sistemas e disparam faturas, mensagens ou tarefas quando um campo muda.

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Visão geral

Airtable

O Airtable fica a meio caminho entre uma folha de cálculo e uma aplicação: tabelas relacionadas, campos com tipos próprios, vistas filtradas e formulários. Produtoras, escolas de formação, agências e equipas de eventos usam-no muitas vezes como back-office leve.

A Tejobit liga o Airtable pela Web API e pelos webhooks da plataforma. A ligação cria e atualiza registos a partir de pagamentos, inscrições ou encomendas, e recebe notificações quando um registo é criado ou um campo muda, para então emitir a fatura, enviar o e-mail ou atualizar o CRM.

Como o Airtable guarda relações entre tabelas, a ligação respeita essa estrutura: um pagamento fica associado ao cliente certo, uma inscrição à turma certa, sem duplicar contactos.

Casos de uso

Para que serve

  • Escola de formação que regista inscrições pagas e associa cada aluno à turma no Airtable.
  • Agência que acompanha projetos no Airtable e fatura automaticamente quando a fase passa a "entregue".
  • Produtora de eventos que cruza vendas de bilhetes com a lista de convidados e acreditações.
  • Equipa de conteúdos que recebe pedidos por formulário e notifica o responsável no Slack.
  • Pequena distribuidora que mantém o catálogo no Airtable e o sincroniza com a loja online.
IN

O que a ligação escuta

  • Webhooks do Airtable para registos criados, atualizados ou apagados numa tabela ou num campo específico.
  • Eventos externos (pagamento, inscrição, encomenda) que dão origem a registos novos.
  • Uma automação do Airtable com passo de script ou pedido web que chama a ligação.
OUT

O que a ligação faz

  • Criar e atualizar registos, incluindo campos de ligação a outras tabelas.
  • Procurar um registo existente por e-mail, NIF ou referência antes de criar um novo.
  • Anexar ficheiros, como o PDF de uma fatura, a um campo de anexo.
  • Ler vistas filtradas para gerar relatórios ou enviar dados a outros sistemas.

Como funciona

Do pedido à ligação em funcionamento

  1. 01

    Pedido

    O formulário indica a integração, as ferramentas envolvidas e o que deve acontecer em cada caso.

  2. 02

    Análise e proposta

    A Tejobit confirma o que a API permite e envia uma proposta com o fluxo, o preço e o prazo.

  3. 03

    Configuração e testes

    A ligação é configurada com as contas do negócio e testada com casos reais antes de ficar ativa.

  4. 04

    Manutenção e monitorização

    A Tejobit aloja a ligação, acompanha os erros e adapta-a quando a API muda.

A ligação corre na infraestrutura da Tejobit. A mensalidade cobre o alojamento, a monitorização e as alterações da API.

O que é preciso preparar

  • Um token de acesso pessoal ou autorização OAuth com acesso apenas às bases necessárias.
  • A estrutura das tabelas definida, com um campo que identifique cada registo de forma única.
  • Indicação dos campos que a ligação pode alterar e dos que são só de leitura.

Por segurança, não envie passwords, chaves API ou tokens pelo formulário. As credenciais são pedidas por um canal seguro quando a configuração começa.

Limites

  • A Web API do Airtable aceita cerca de 5 pedidos por segundo por base, e cada pedido cria ou atualiza no máximo 10 registos.
  • Os webhooks avisam que houve alterações e a ligação vai buscar o detalhe depois; webhooks sem atividade expiram e têm de ser renovados, o que a ligação faz.
  • Os limites de registos por base e de histórico dependem do plano do Airtable.
  • Campos de fórmula, rollup e lookup são só de leitura pela API.

Perguntas frequentes

Antes de começar

Isto substitui as automações do Airtable?

Complementa. As automações nativas servem para tarefas internas simples. A ligação trata do que exige lógica, credenciais de outros sistemas ou tentativas repetidas, como emitir faturas ou falar com APIs externas.

Funciona no plano gratuito?

A API e os webhooks estão disponíveis no plano gratuito, mas os limites de registos e de execuções de automações podem não chegar para uso diário. Convém validar o volume antes.

O que acontece se mudar o nome de um campo?

A ligação identifica os campos pelo ID interno do Airtable sempre que possível, por isso mudar o nome visível não a quebra. Apagar o campo, sim.

Integrações relacionadas

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Ativar a integração Airtable?

Descreva o que deve passar entre as ferramentas. A resposta confirma a viabilidade, o preço e o prazo.

Fale sobre o projeto geral@tejobit.com