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Dados e folhas de cálculo

Integração Microsoft Excel

Livros de Excel guardados no OneDrive ou SharePoint que recebem dados de vendas e do ERP automaticamente, através da Microsoft Graph.

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Visão geral

Microsoft Excel

Em empresas que já trabalham com Microsoft 365, o Excel continua a ser a ferramenta onde a direção financeira consolida números, prepara orçamentos e confere saldos. Muitas vezes esses livros são alimentados com exportações manuais do Primavera, do PHC ou do software de faturação.

A Tejobit liga o Excel através da Microsoft Graph, a API da Microsoft 365. A ligação trabalha sobre tabelas do Excel (as que se criam com Inserir, Tabela) num livro guardado no OneDrive for Business ou no SharePoint: acrescenta linhas, atualiza valores e lê intervalos, enquanto o ficheiro continua aberto no Excel para a web ou no ambiente de trabalho de quem o usa.

Como a autenticação passa pelo Microsoft Entra ID, o acesso fica restrito ao ficheiro ou à pasta autorizados, e o administrador de TI vê e pode revogar a aplicação a qualquer momento.

Casos de uso

Para que serve

  • Consolidação diária de vendas de várias lojas numa tabela única para a direção.
  • Mapa de contas a receber atualizado com cada recebimento registado no ERP ou no banco.
  • Folha de orçamentos em que cada linha aprovada é enviada como proposta ou fatura.
  • Registo de horas ou deslocações de uma equipa técnica que alimenta a faturação mensal.
  • Inventário partilhado num site SharePoint, atualizado quando entram encomendas.
IN

O que a ligação escuta

  • Eventos de outros sistemas, como faturas emitidas, pagamentos ou encomendas novas.
  • Notificações de alteração do ficheiro pela Microsoft Graph, seguidas de leitura da tabela para ver o que mudou.
  • Leitura agendada de uma tabela ou intervalo para relatórios e conferências.
OUT

O que a ligação faz

  • Acrescentar linhas a uma tabela do Excel, que estende automaticamente formatação e fórmulas da tabela.
  • Atualizar células de linhas existentes quando o estado de um documento muda.
  • Ler linhas marcadas e criar registos no software de faturação, no ERP ou num CRM.
  • Recalcular o livro e ler resultados de fórmulas para usar noutros sistemas.

Como funciona

Do pedido à ligação em funcionamento

  1. 01

    Pedido

    O formulário indica a integração, as ferramentas envolvidas e o que deve acontecer em cada caso.

  2. 02

    Análise e proposta

    A Tejobit confirma o que a API permite e envia uma proposta com o fluxo, o preço e o prazo.

  3. 03

    Configuração e testes

    A ligação é configurada com as contas do negócio e testada com casos reais antes de ficar ativa.

  4. 04

    Manutenção e monitorização

    A Tejobit aloja a ligação, acompanha os erros e adapta-a quando a API muda.

A ligação corre na infraestrutura da Tejobit. A mensalidade cobre o alojamento, a monitorização e as alterações da API.

O que é preciso preparar

  • Uma subscrição Microsoft 365 empresarial e o livro guardado no OneDrive for Business ou num site SharePoint.
  • O ficheiro em formato .xlsx, com os dados organizados em tabelas do Excel com nome.
  • Autorização da aplicação no Microsoft Entra ID por um administrador, limitada ao que é preciso.

Por segurança, não envie passwords, chaves API ou tokens pelo formulário. As credenciais são pedidas por um canal seguro quando a configuração começa.

Limites

  • Ficheiros guardados apenas no disco de um computador ou numa pasta de rede não são acessíveis; o livro tem de estar na cloud da Microsoft.
  • A API de livros da Graph só funciona com .xlsx; ficheiros .xls antigos ou .csv têm de ser convertidos.
  • As notificações da Graph indicam que o ficheiro mudou, não que célula mudou, por isso a ligação compara a tabela para encontrar as alterações.
  • Livros muito grandes ou com muitas fórmulas voláteis tornam cada pedido mais lento e podem atingir limites de throttling.

Perguntas frequentes

Antes de começar

Funciona com o Excel instalado no computador?

Sim, desde que o ficheiro esteja guardado no OneDrive for Business ou no SharePoint. A equipa continua a abrir o livro no Excel de ambiente de trabalho e vê as linhas novas quando o ficheiro sincroniza.

Pode ligar o Excel ao Primavera ou ao PHC?

Sim. É um dos usos mais comuns: a ligação lê dados do ERP pela API disponível e escreve-os numa tabela do Excel, ou faz o percurso contrário a partir de linhas aprovadas.

E se duas pessoas estiverem a editar o livro ao mesmo tempo?

A coautoria do Microsoft 365 aceita edições simultâneas. A ligação escreve apenas na tabela combinada, o que evita conflitos com o trabalho manual noutras zonas do livro.

Que permissões a ligação pede à conta Microsoft?

As mínimas para ler e escrever os ficheiros definidos. Quando possível, usa-se a permissão por site do SharePoint, para que a aplicação não tenha acesso ao resto dos documentos da empresa.

Integrações relacionadas

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Ativar a integração Microsoft Excel?

Descreva o que deve passar entre as ferramentas. A resposta confirma a viabilidade, o preço e o prazo.

Fale sobre o projeto geral@tejobit.com